Datenschutzerklärung

Datenschutz.
Verständlich erklärt.
Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten, zu unseren Kontaktmöglichkeiten und zu Ihren Rechten.

Stand: 12. Oktober 2026

Bildillustration: Sechs Menschen unterschiedlicher Herkunft in gewerblicher Arbeitskleidung und kaufmännischer Bürokleidung
Ihre Daten & Ihre Rechte

Datenschutzerklärung

Stand: 12. Oktober 2026

Anbieter und Datenschutzkontakt

Diese Datenschutzhinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unseres Internetauftritts, bei Kontaktanfragen sowie bei der Nutzung unserer Bewerbungs- und Personalangebote.

Für den gemeinsamen IPD-Internetauftritt sind die IPD-Ihr-Personal-Dienstleister GmbH in Wuppertal und die Ihr-Personal-Dienstleister GmbH in Solingen gemeinsam verantwortlich. Die vollständigen Anschriften und allgemeinen Kontaktmöglichkeiten finden Sie nachfolgend. Bei Bewerbungs-, Vermittlungs- oder Beschäftigungsvorgängen richtet sich die weitere Zuständigkeit nach der beteiligten Gesellschaft und dem jeweiligen Vorgang.

Unser Datenschutzbeauftragter ist die zentrale Anlaufstelle für Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten und für die Ausübung Ihrer Rechte. Sie können Ihre Datenschutzrechte unabhängig von der internen Aufgabenverteilung gegenüber jeder der beiden Gesellschaften geltend machen. Informationen zum Zusammenwirken der Gesellschaften und zur Zuständigkeit für Ihr Anliegen erhalten Sie über den Datenschutzkontakt.

IPD-Ihr-Personal-Dienstleister GmbH

Berliner Straße 185
42277 Wuppertal
0202 · 97636-0info@ipd-personal.de

Ihr-Personal-Dienstleister GmbH

Bahnstraße 6
42697 Solingen
0212 · 64536-0info@ipd-personal.de

Datenschutzbeauftragter

Wojciech Knopinski

datenschutzbeauftragter@ipd-personal.de

Websitebetrieb und Serverprotokolle

Unser Internetauftritt und die zugehörigen E-Mail-Postfächer werden bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, betrieben. Der Anbieter stellt hierfür Server und Infrastruktur in Deutschland bereit und verarbeitet die betreffenden Daten bei der Bereitstellung der Leistungen für uns.

Beim Aufruf der Website werden die technisch erforderlichen Verbindungsdaten an den Server übertragen. Dazu zählen insbesondere Ihre IP-Adresse, die angeforderte Adresse, Zeitpunkt und Status des Aufrufs, übertragene Datenmengen sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Je nach Browser und Einstellung kann auch die zuvor besuchte Seite übermittelt werden.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Betriebssicherheit und der Abwehr von Störungen oder unbefugten Zugriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren und funktionsfähigen Internetangebot. ALL-INKL ist als Hosting- und E-Mail-Dienstleister Empfänger der für diese Leistungen benötigten Daten.

Serverprotokolle dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für Betrieb, Sicherheit oder die Aufklärung eines konkreten Vorfalls erforderlich ist. Eine allgemeine gesetzliche Sieben-Tage-Frist besteht hierfür nicht. Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung nach einem Datenverlust; ihre Aufbewahrung ist auf den erforderlichen Sicherungszweck zu begrenzen. Die gesetzlichen Fristen für Geschäftsunterlagen gelten nicht pauschal für sämtliche Protokolle oder Backups.

Cookies, Schriften und lokale Funktionen

Schriften, Bilder und Social-Media-Logos werden auf unserer Website lokal bereitgestellt. Die Such- und Filterfunktionen für Dokumente und Stellenangebote arbeiten im Browser. Auf dem beschriebenen WordPress-Internetauftritt werden keine zusätzlichen Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste eingesetzt. Google Analytics, Google Tag Manager und Google reCAPTCHA gehören nicht zu den beschriebenen Website-Funktionen. Facebook und Instagram sind über Links erreichbar; die dortigen Profilstatistiken werden im Abschnitt zu sozialen Netzwerken erläutert.

Das Speichern von Informationen auf Ihrem Gerät und der Zugriff auf dort gespeicherte Informationen richten sich nach § 25 TDDDG. Für Gerätezugriffe, die zur Übertragung einer Nachricht oder für einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst unbedingt erforderlich sind, gelten die gesetzlichen Ausnahmen. Andere Zugriffe benötigen grundsätzlich eine vorherige, informierte Einwilligung. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, ist zusätzlich eine passende Rechtsgrundlage nach der DSGVO erforderlich.

Der Formularschutz nutzt eine im WordPress-System erzeugte Rechenaufgabe. Das bloße Anzeigen unserer Seiten lädt keine Social-Media-Feeds, Google-Karten, WhatsApp-Inhalte oder Videos. Wenn Sie ein externes Angebot öffnen, gelten zusätzlich die dortigen Datenschutzhinweise.

Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Betreff und Ihre Nachricht. Eine Telefonnummer und die gewünschte Niederlassung können Sie freiwillig angeben. Die Anfrage wird per E-Mail an den zentral hinterlegten Empfänger gesendet; standardmäßig ist dies info@ipd-personal.de. Die Niederlassungsauswahl wird in der Nachricht genannt. Das Theme legt kein zusätzliches Nachrichtenarchiv in der WordPress-Datenbank an.

Zur Bearbeitung und Beantwortung der Formularkontaktaufnahme holen wir Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Dokumentiert werden der Einwilligungstext, der Zeitpunkt der Übermittlung und der Datenschutzlink. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über unseren Datenschutzkontakt. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Die Einwilligung umfasst keine Werbung und keine Aufnahme in einen Bewerberpool.

Soweit Ihre Anfrage vorvertragliche Schritte oder die Durchführung eines Vertrags betrifft, erfolgt die hierfür notwendige Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Allgemeine E-Mail- und Telefonanfragen bearbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sachgerechten Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzlich erforderliche Dokumentationen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Ohne die Pflichtangaben, die richtige Rechenantwort und die Formulareinwilligung lässt sich das Formular nicht absenden. Eine Kontaktaufnahme ist alternativ per E-Mail oder Telefon möglich. Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck und der Art Ihrer Anfrage; nicht jede Nachricht unterliegt einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Die maßgeblichen Kriterien und Fristen finden Sie im Abschnitt „Speicherdauer und gesetzliche Fristen“.

Rechen-Captcha und Schutz vor Missbrauch

Das Kontaktformular verwendet eine im WordPress-System erzeugte Rechenaufgabe. Für diesen Schutz werden keine Daten an einen externen Captcha-Anbieter übertragen. Zufällige Prüfkennungen, eine serverseitige Prüfung und eine Begrenzung wiederholter Anfragen helfen, automatisierten Missbrauch zu verhindern.

Für die Anfragebegrenzung wird aus der unmittelbar erkannten IP-Adresse ein pseudonymisierter Kennwert gebildet. Dieser ist kein anonymes Datum. Die Prüfzustände sind zeitlich begrenzt nutzbar: Rechenaufgaben für höchstens 30 Minuten, die Anfragebegrenzung für höchstens 15 Minuten und die Versandbestätigung für höchstens fünf Minuten. Eine geprüfte Rechenaufgabe beziehungsweise aufgerufene Versandbestätigung wird vorzeitig verbraucht. Die technische Bereinigung abgelaufener Zustände erfolgt über WordPress; die Nutzbarkeit endet unabhängig von diesem Bereinigungslauf.

Diese Zeiträume sind technische Gültigkeitsfristen und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im Schutz des Kontaktangebots und der IT-Systeme vor Spam und automatisierten Angriffen.

Stellenangebote und Bewerbungen

Für unsere Online-Bewerbungen verwenden wir ausschließlich coveto. Anbieter der Software ist die coveto ATS GmbH, Alois-Thums-Straße 11, 63667 Nidda. Die Stellenübersicht übernimmt veröffentlichte Angebote serverseitig aus dem öffentlichen coveto-Feed. Suchbegriffe, Filter, Sortierung und Seitenauswahl werden lokal in Ihrem Browser verarbeitet und nicht an coveto oder einen externen Suchdienst gesendet. Die Übersicht enthält keine eingebetteten coveto-Skripte und kein coveto-iframe. Die Suche entscheidet nicht über eine Bewerbung.

Wenn Sie „Stellenanzeige“ oder „Jetzt bewerben“ wählen, öffnen Sie unser Stellenportal unter k58229.coveto.de. Dabei werden die für den Aufruf erforderlichen Verbindungsdaten an den Portalserver übertragen. Ihre Bewerbung erfassen Sie im dortigen Formular; die IPD-Stellenübersicht selbst nimmt keine Bewerbungsunterlagen entgegen. Das öffentliche IPD-Karriereportal verweist auf diese IPD-Datenschutzerklärung. Die allgemeinen Anbieterhinweise von coveto ergänzen die Informationen zu dessen eigenen Angeboten.

Im Bewerbungsverfahren verarbeiten wir insbesondere Namen und Kontaktdaten, beruflichen Werdegang, Qualifikationen sowie die eingereichten Unterlagen. Zugriff erhalten die für das Verfahren zuständigen Beschäftigten der beteiligten IPD-Gesellschaften und die für den technischen Betrieb benötigten Dienstleister. Die zur Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis erforderliche Verarbeitung richtet sich nach § 26 Abs. 1 BDSG und, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Rahmen einer gewünschten Personalvermittlung können erforderliche Profildaten an das betreffende Kundenunternehmen übermittelt werden, soweit hierfür eine tragfähige Rechtsgrundlage vorliegt. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten zusätzlich Art. 9 DSGVO und die einschlägigen Regelungen des BDSG.

Eine Bewerbung begründet keine pauschale Einwilligung für weitere Zwecke. Eine freiwillige Aufnahme in einen Bewerberpool benötigt eine gesonderte, zweckgebundene Grundlage mit einer konkret angegebenen Dauer. Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens sind Unterlagen zu löschen, sobald sie für das Verfahren, gesetzliche Pflichten oder die erforderliche Wahrung von Rechtsansprüchen nicht mehr benötigt werden. Bei einer Einstellung werden nur die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten weiterverarbeitet. Eine allgemeine gesetzliche Sechsmonatsfrist für Bewerbungsunterlagen besteht nicht.

Personalportal und Beschäftigtendaten

Die Login-Seite bietet die bestätigten Personalportal-Zugänge für Wuppertal, Solingen und Schalksmühle. Nach Auswahl Ihrer Niederlassung öffnet sich das externe LANDWEHR/zvoove-Portal unter 509186.landwehr-hosting.de. Personalnummer und Passwort geben Sie dort ein. Die IPD-Login-Seite hat kein eigenes Anmeldeformular und erfasst diese Zugangsdaten nicht. Das Personalportal ist ein eigenständiges Angebot neben dem coveto-Bewerbungssystem.

Das öffentlich erreichbare Portal verlinkt auf die Datenschutzerklärung und das Impressum von zvoove. Die Datenverarbeitung dient der Bereitstellung der jeweiligen Personalunterlagen und Funktionen für das Beschäftigungsverhältnis. Verarbeitet werden die hierfür erforderlichen Beschäftigten-, Zugangs- und Nutzungsdaten. Zugriff ist auf die zuständigen Personen und die für den Betrieb benötigten Dienstleister zu beschränken. Rechtsgrundlagen sind insbesondere § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Beschäftigungsunterlagen unterliegen je nach Dokument unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln. Für Lohnkonten gelten beispielsweise die besonderen Vorgaben des § 41 EStG; für Buchungsbelege gelten die einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Fristen. Die Abrufbarkeit im Portal bestimmt keine zusätzliche gesetzliche Speicherfrist. Auskunft zu den für Ihren Vorgang zuständigen Stellen, Empfängern und Löschkriterien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.

Facebook, Instagram und Insights

Wir betreiben Profile auf Facebook und Instagram, um über IPD und unsere Stellenangebote zu informieren und mit Interessierten zu kommunizieren. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im europäischen Raum ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Die Logos in Kopf- und Fußzeile sind lokal gespeicherte Bilder mit Links zu unseren Profilen. Das bloße Anzeigen der IPD-Seite stellt dadurch keine Verbindung zu Meta her. Wenn Sie ein Profil öffnen, dort interagieren oder uns eine Nachricht senden, können Meta und IPD die jeweils erforderlichen Nutzungs-, Profil- und Kommunikationsdaten verarbeiten. Für die Bearbeitung Ihres Anliegens kommt je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO zur Anwendung; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Kommunikation.

Wir nutzen die von Facebook und Instagram bereitgestellten Profilstatistiken („Insights“), um Reichweite und Resonanz unserer Beiträge einzuschätzen und unsere Informationen zu verbessern. Die bereitgestellten Übersichten enthalten zusammengefasste Auswertungen, etwa zu Aufrufen und Interaktionen. Meta verarbeitet zur Erstellung dieser Statistiken die zugrunde liegenden Daten. Unser Interesse an der Auswertung liegt in der angemessenen Darstellung und Verbesserung unseres Informationsangebots; für unsere personenbezogenen Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO maßgeblich.

Für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erstellung von Facebook-Seiten-Insights besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta im hierfür vorgesehenen Umfang. Die Seiten-Insights-Ergänzung beschreibt die Zuständigkeiten für diese Verarbeitung; sie gilt nicht pauschal für sämtliche Verarbeitungen auf Facebook oder für jedes Instagram-Angebot. Meta betreibt die Plattform und stellt die Statistiken bereit; IPD verantwortet die eigenen Inhalte, die Auswertung der bereitgestellten Informationen und die Bearbeitung eigener Kontaktanfragen. Bei Instagram richtet sich die Verantwortlichkeit nach der jeweils konkreten Verarbeitung und den geltenden Plattformbedingungen.

Sie können Datenschutzrechte über unseren Datenschutzkontakt oder unmittelbar gegenüber Meta geltend machen. Für die Verarbeitung in den Plattformen, Einstellungen, Speicherzeiträume und internationale Übermittlungen gelten außerdem die verlinkten Anbieterinformationen. E-Mail, Telefon und Kontaktformular stehen Ihnen als alternative Kontaktwege zur Verfügung. Nachrichten werden bei IPD nach den zweckbezogenen Kriterien im Abschnitt zur Speicherdauer behandelt.

Kontakt über WhatsApp

Die WhatsApp-Links in Kopf- und Fußzeile öffnen den externen WhatsApp-Dienst zur Kontaktaufnahme mit IPD. Das bloße Anzeigen unserer Seiten stellt durch diese Links keine Verbindung zu WhatsApp her. Beim Öffnen werden die für den Aufruf erforderlichen Verbindungsdaten an den externen Dienst übertragen.

Wenn Sie IPD über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, gegebenenfalls Ihren Profilnamen sowie die von Ihnen übermittelten Nachrichten und Dateien zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Anbieter des Dienstes für den europäischen Raum ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Bei einer Anfrage zu einer Bewerbung oder zu einem Vertrag beruht die erforderliche Bearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und gegebenenfalls § 26 BDSG. Allgemeine Nachrichten bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihren gewählten Kontaktweg für die Beantwortung zu nutzen. Die Kontaktaufnahme umfasst keine pauschale Einwilligung für Werbung oder einen Bewerberpool.

WhatsApp verarbeitet daneben Daten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen und sieht internationale Verarbeitungen vor. Die Nutzung ist freiwillig; alternativ erreichen Sie IPD per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular. Für besonders vertrauliche Unterlagen können Sie einen geeigneten Übermittlungsweg mit uns abstimmen. Nachrichten werden bei IPD nur so lange aufbewahrt, wie ihr Zweck, gesetzliche Pflichten oder erforderliche Nachweise dies rechtfertigen.

Hinweisgeber-Meldestelle

Im Impressum ist die Adresse hinweisgeber@ipd-personal.de für Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz angegeben. Wenn Sie eine Meldung senden, können Ihre E-Mail-Adresse, mitgeteilte Kontaktdaten, der Meldungsinhalt und Informationen über darin genannte Personen verarbeitet werden. Bitte übermitteln Sie nur Informationen, die für die Meldung erforderlich sind.

Soweit die Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, erfolgt die zur Erfüllung der Aufgaben der Meldestelle notwendige Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG. Für erforderliche besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten zusätzlich die besonderen Schutzvorgaben des § 10 HinSchG. Die Vertraulichkeit richtet sich insbesondere nach §§ 8 und 9 HinSchG; daraus folgt keine Zusage, dass eine E-Mail technisch anonym ist.

Die Verfahrensdokumentation ist nach § 11 Abs. 5 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, soweit sie zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen erforderlich und verhältnismäßig ist. Andere Anliegen, die keine Meldung nach dem HinSchG darstellen, werden nach den für ihren jeweiligen Zweck geltenden Regeln behandelt.

Empfänger und Übermittlungen ins Ausland

Personenbezogene Daten erhalten die Personen und Stellen, die sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigen. Dazu gehören zuständige Beschäftigte der beteiligten IPD-Gesellschaften, ALL-INKL als Hosting- und E-Mail-Dienstleister, coveto für Online-Bewerbungen sowie die für das LANDWEHR/zvoove-Personalportal benötigten Stellen. Je nach Vorgang können außerdem das betreffende Vermittlungs- oder Einsatzunternehmen, Steuerberatung, Rechtsberatung und Behörden Empfänger sein, soweit eine tragfähige Rechtsgrundlage besteht.

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind nach Art. 28 DSGVO einzubinden. Meta und WhatsApp verarbeiten Daten daneben für ihre eigenen Plattformzwecke; bei Facebook-Seiten-Insights ist die beschriebene gemeinsame Verantwortlichkeit zu berücksichtigen.

Das WordPress-Hosting und die E-Mail-Bereitstellung bei ALL-INKL erfolgen in Deutschland. Der europäische Sitz eines Plattformanbieters bedeutet jedoch nicht, dass sämtliche Daten ausschließlich in EU und EWR verarbeitet werden. Bei externen Plattformangeboten einschließlich Meta und WhatsApp sind internationale Verarbeitungen möglich. WhatsApp nennt ausdrücklich Verarbeitungen außerhalb des EWR, darunter in den USA.

Für Übermittlungen durch einen Verantwortlichen gelten Art. 44 ff. DSGVO. WhatsApp benennt in seinen Anbieterinformationen unter anderem anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für erfasste zertifizierte Empfänger sowie EU-Standardvertragsklauseln. Eine solche Grundlage gilt nur für die jeweils erfasste Übermittlung. Einzelheiten zu Empfängern, Ländern und der Möglichkeit, Übermittlungsgarantien einzusehen, finden Sie in den verlinkten Anbieterinformationen oder erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt. Für Google Maps gelten ergänzend die dortigen Datenschutzhinweise. Eine pauschale Zusicherung ausschließlich europäischer Verarbeitung für alle verlinkten Angebote wird nicht gegeben.

Speicherdauer und gesetzliche Fristen

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Entfällt der Zweck, sind die Daten zu löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder andere tragfähige Grundlage entgegensteht. Maßgeblich sind insbesondere Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die folgende Übersicht unterscheidet gesetzliche Aufbewahrungsfristen, gesetzliche Anspruchsfristen und Fälle ohne allgemein festgelegte Dauer. Sie gilt jeweils nur, soweit der konkrete Vorgang oder das Dokument in die genannte Kategorie fällt. Eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen rechtfertigt beispielsweise keine ebenso lange Speicherung sämtlicher Bewerbungsunterlagen.

Handels- und Geschäftsbriefe

6 Jahre · gesetzliche Aufbewahrung
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe sowie entsprechende steuerlich relevante Geschäftsunterlagen: § 257 Abs. 4 HGB beziehungsweise § 147 Abs. 3 AO. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres des Empfangs oder Versands (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Nicht jede allgemeine Kontaktanfrage ist ein aufbewahrungspflichtiger Handels- oder Geschäftsbrief.

§ 257 HGB · Gesetzestext
Buchungsbelege und Rechnungen

8 Jahre · gesetzliche Aufbewahrung
Buchungsbelege einschließlich der entsprechend einzuordnenden Rechnungen: § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO. Beginn grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Steuerrechtliche Verlängerungen, insbesondere für noch relevante steuerliche Verfahren, sind zu berücksichtigen. Die Frist gilt für den Beleg und nicht pauschal für alle Daten eines Vorgangs.

§ 147 AO · Gesetzestext
Bücher und Jahresabschlüsse

10 Jahre · gesetzliche Aufbewahrung
Handelsbücher, Inventare und die gesetzlich genannten Abschlussunterlagen: § 257 Abs. 4 HGB beziehungsweise § 147 Abs. 3 AO. Der Beginn richtet sich nach dem maßgeblichen Ereignis am Ende des Kalenderjahres, etwa der letzten Eintragung in ein Buch oder der Feststellung beziehungsweise Aufstellung des betreffenden Abschlusses.

§ 257 HGB · Gesetzestext
Lohnkonten

Bis zum Ablauf des sechsten folgenden Kalenderjahres · gesetzliche Aufbewahrung
Nach § 41 Abs. 1 EStG sind Lohnkonten bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Diese besondere Regel gilt für Lohnkonten; andere Beschäftigungsunterlagen können anderen Zwecken und Fristen unterliegen.

§ 41 EStG · Gesetzestext
Bewerbungsunterlagen

Keine allgemeine gesetzliche Sechsmonatsfrist
Nach Abschluss des Verfahrens ist die weitere Erforderlichkeit zu prüfen. Für Ansprüche nach § 15 AGG gilt grundsätzlich eine zweimonatige Frist zur schriftlichen Geltendmachung ab Zugang der Ablehnung. § 61b Abs. 1 ArbGG sieht für eine Entschädigungsklage anschließend drei Monate ab schriftlicher Geltendmachung vor. Diese Anspruchs- und Klagefristen sind keine gesetzliche Speicherpflicht für sämtliche Bewerbungsakten. Eine betriebliche Nachweisfrist von beispielsweise sechs Monaten muss gesondert begründet und tatsächlich umgesetzt werden; bei konkreten Verfahren kann eine weitere zweckgebundene Aufbewahrung erforderlich sein.

§ 15 AGG · Gesetzestext § 61b ArbGG · Gesetzestext
Dokumentation einer Hinweisgebermeldung

3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens · gesetzliche Löschfrist
§ 11 Abs. 5 HinSchG bestimmt diesen Löschzeitpunkt für die Verfahrensdokumentation. Eine längere Aufbewahrung zur Erfüllung der Anforderungen des HinSchG oder anderer Rechtsvorschriften ist nur möglich, solange sie erforderlich und verhältnismäßig ist. Die Regel gilt nicht pauschal für jede Beschwerde oder allgemeine E-Mail.

§ 11 HinSchG · Gesetzestext
Erforderliche Nachweise für Rechtsansprüche

Regelmäßige Verjährung: 3 Jahre · keine pauschale Speicherpflicht
§ 195 BGB regelt die regelmäßige Verjährungsfrist. Nach § 199 Abs. 1 BGB beginnt sie grundsätzlich mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die erforderliche Kenntnis vorliegt oder ohne grobe Fahrlässigkeit vorliegen müsste. Eine Speicherung zu Nachweiszwecken ist nur zulässig, soweit sie im konkreten Fall erforderlich ist; besondere Fristen, Hemmung und laufende Verfahren können abweichende Zeiträume ergeben.

§§ 195, 199 BGB · Gesetzestext § 199 BGB · Fristbeginn
Anfragen, Protokolle und Einwilligungsnachweise

Zweckbezogene Löschung · keine allgemeine Einheitsfrist
Allgemeine Anfragen und technische Protokolle werden nicht allein deshalb für sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrt, weil sie personenbezogene Daten enthalten. Maßgeblich ist die Erforderlichkeit für Bearbeitung, Betrieb, Sicherheit oder einen konkret bestehenden Nachweiszweck. Einwilligungsnachweise sind nur so lange vorzuhalten, wie sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO erforderlich sind. Die technische Gültigkeit des Formularschutzes ist im Abschnitt „Rechen-Captcha und Schutz vor Missbrauch“ gesondert beschrieben.

DSGVO · Gesetzestext

Ihre Rechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu. Sie können sich hierzu an unseren Datenschutzkontakt wenden. Bei begründeten Zweifeln an der Identität dürfen zusätzliche, für deren Bestätigung erforderliche Informationen angefordert werden. Gesetzliche Pflichten und die Rechte anderer Personen können im Einzelfall berücksichtigt werden müssen.

Über Maßnahmen zu Ihrem Antrag informieren wir Sie unverzüglich, grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Bei der gesetzlich vorgesehenen Verlängerung wegen Komplexität oder Anzahl der Anträge informieren wir Sie innerhalb dieses Monats über die Gründe; die Frist kann dann um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden. Grundlage ist Art. 12 Abs. 3 DSGVO.

Auskunft
Sie können nach Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und die gesetzlich vorgesehenen Informationen zur Verarbeitung erhalten.
Berichtigung
Sie können nach Art. 16 DSGVO unrichtige Daten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen lassen.
Löschung
Sie können nach Art. 17 DSGVO die Löschung verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und keine Ausnahme eingreift.
Einschränkung
Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
Datenübertragbarkeit
Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO können Sie bereitgestellte Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format erhalten oder übertragen lassen.
Widerruf einer Einwilligung
Eine Einwilligung können Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Ihr Widerspruchsrecht

Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Die weitere Verarbeitung richtet sich dann nach Art. 21 DSGVO. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen; für diese Zwecke darf sie danach nicht fortgesetzt werden. Richten Sie Ihren Widerspruch an unseren Datenschutzkontakt.

Beschwerderecht

Wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Sie können insbesondere die Behörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes ansprechen.

Für die in Nordrhein-Westfalen ansässigen IPD-Gesellschaften ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen eine Anlaufstelle. Eine vorherige Kontaktaufnahme mit IPD ist keine Voraussetzung für Ihr Beschwerderecht.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44 · 40102 Düsseldorf
Stand: 12. Oktober 2026Zum Inhaltsverzeichnis